Pracownicy kadr i właściciele firm doskonale wiedzą, ile problemów może przysporzyć nieprawidłowa ewidencja czasu pracy. Błędy w rejestracji przepracowanych godzin i dni oznaczają kłopoty z rozliczeniami, ryzyko kontroli PIP i niezadowolenie pracowników. Na szczęście istnieją sprawdzone metody, które pozwalają zminimalizować ryzyko pomyłek. Poznaj je!
Obowiązek ewidencji czas pracy – przepisy
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to prawny obowiązek właściciela firmy. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, każdy pracodawca musi prowadzić taką dokumentację w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych.
Ponadto bez dokładnej ewidencji nie da się poprawnie naliczyć pensji, dodatków za nadgodziny czy pracę w nocy. Pracownik ma prawo zażądać wglądu do swojej ewidencji, a Państwowa Inspekcja Pracy skrupulatnie ją weryfikuje w przypadku ewentualnej kontroli w firmie.
Automatyzacja rejestracji czasu pracy – koniec z błędami
Pomyłki przy ręcznym wpisywaniu godzin to niestety norma. Ponadto dział HR traci cenne godziny na weryfikację papierowych list lub dziesiątek plików Excel. To strata czasu i źródło niepotrzebnego stresu.
Automatyzacja procesów RCP (Rejestracji Czasu Pracy) to najskuteczniejszy sposób na uniknięcie ludzkich błędów. System nie zapomni zapisać godziny wyjścia z biura i nie pomyli się w obliczeniach czasu pracy. Wszystkie dane są spójne, kompletne i gotowe do wykorzystania przy naliczaniu wynagrodzeń.
Rozwiązania dla pracowników stacjonarnych i zdalnych
Obecnie część pracowników przychodzi do biura codziennie, inni pracują zdalnie, a jeszcze inni hybrydowo. Dlatego system rejestracji czasu pracy musi być elastyczny i dostosowany do różnych potrzeb. W przypadku pracowników zdalnych i stacjonarnych można zastosować:
- rejestrację przez przeglądarkę internetową – pracownik loguje się do systemu przez przeglądarkę, klika przycisk rozpoczęcia pracy i może zaczynać dzień. System przeglądarkowy działa na każdym urządzeniu z dostępem do internetu. Pracownik może zarejestrować się przez komputer służbowy, laptop czy nawet tablet. Natomiast manager widzi w czasie rzeczywistym, kto aktualnie pracuje;
- rejestrację przez komunikator – do rejestracji czasu pracy służą np. Slack i Microsoft Teams. Pracownicy mają możliwość zaznaczania za ich pomocą swojej obecności na stanowisku;
- rejestrację za pomocą aplikacji mobilnej – aplikacje mobilne pozwalają „odbić się w pracy” niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. To idealne rozwiązanie m.in. dla przedstawicieli handlowych czy serwisantów – personelu pracującego w terenie.
Nowoczesne rozwiązania dla pracowników stacjonarnych
Nawet jeśli cały zespół pracuje stacjonarnie w biurze, są lepsze metody rejestracji czasu pracy niż papierowe listy.
Należy do nich m.in. system iBeacon To małe, dyskretne nadajniki Bluetooth rozmieszczone w biurze. Gdy pracownik z aplikacją mobilną w telefonie wejdzie w ich zasięg (np. usiądzie przy biurku), system automatycznie rejestruje rozpoczęcie pracy. Gdy wyjdzie z biura, system odnotuje jej koniec. Oznacza to pełną automatyzację czasu pracy.
Pracownik zamiast karty, którą łatwo zgubić, może mieć indywidualny kod QR – wyświetlany na ekranie smartfona. Przy wejściu do biura, magazynu czy do hali produkcyjnej, musi go jedynie zeskanować. By zapobiegać odbijaniu kodów za innych pracowników, stosuje się zdjęcia robione podczas skanowania.
Aby unikać błędów w ewidencji czasu pracy, można mozolnie, dwa razy sprawdzać listy obecności i ręcznie wprowadzać korekty. Jednak zamiast tego można wdrożyć inteligentny system dopasowany do stylu pracy zespołu. Automatyczna rejestracja czasu pracy gwarantuje dokładne dane dla HR, spokój dla zarządu i wygodę dla pracowników.
