Jednym z obowiązków, które spoczywają na przewoźnikach, jest systematyczne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów. Terminowe pobieranie plików DDD i ich prawidłowa archiwizacja są niezbędne, by działać w zgodzie z przepisami i uniknąć ryzyka otrzymania kar w razie kontroli. Niestety, wiele firm boryka się z tym, że ich proces sczytywania danych jest nieoptymalnie zaprojektowany – zajmuje za dużo czasu, odciąga uwagę pracowników od priorytetowych zadań, a do tego generuje niedopatrzenia skutkujące przekraczaniem terminów.
Należy więc zadać istotne pytanie: czy istnieje dobry sposób na usprawnienie sczytywania tachografu i kart kierowców w przedsiębiorstwie transportowym? Okazuje się, że tak, o czym więcej opowiemy w dalszej części artykułu!
Sczytywanie tachografu i kart kierowców – jak często należy przeprowadzać odczyty?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przewoźnicy są zobligowani do regularnego pobierania danych z tachografów i kart kierowców, a także do ich bezpiecznego archiwizowania. Prawo wskazuje przy tym, z jaką maksymalną częstotliwością powinny być przeprowadzane odczyty.
-
Pobieranie danych z kart kierowców powinno odbywać się co najmniej raz na 28 dni.
-
Sczytywanie tachografów należy przeprowadzać minimum raz na 90 dni.
Jak firma powinna z kolei archiwizować pliki DDD pobrane z kart kierowców i pamięci tachografów? Jej obowiązkiem jest przechowywanie danych w oryginalnym formacie oraz w sposób zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem.
Jak usprawnić proces sczytywania tachografu i kart kierowców w firmie?
Tradycyjne sczytywanie tachografów i kart kierowców potrafi być problematyczne. Przeprowadzenie odczytu wymaga w takim przypadku fizycznego dostępu do pojazdu, a do tego zajmuje czas zarówno flotowca, jak i kierowcy. Dodatkową uciążliwością jest potrzeba pamiętania o wszystkich zbliżających się terminach, które łatwo przeoczyć, będąc zaangażowanym w codzienne zadania.
Biorąc to wszystko pod uwagę, trudno się dziwić, że wiele firm szuka sprawdzonego sposobu na optymalizację procesu sczytywania tachografu i kart kierowców. Jaka metoda może okazać się w tym przypadku „strzałem w dziesiątkę”? Dobrym pomysłem może być wdrożenie telematyki, dzięki której możliwy stanie się zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu. Nowoczesne systemy telematyczne oferujące tego rodzaju funkcjonalność, takie jak np. Navifleet, pozwalają zautomatyzować proces pobierania plików DDD i sprawić, by odczyty były realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wszystko odbywa się terminowo i na odległość – sczytanie tachografu i karty kierowców następuje na czas, a do tego nie wymaga sprowadzania pojazdu do bazy przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści zapewnia zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografów?
Zdalne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów oferuje firmom transportowym wiele korzyści. Dlaczego warto rozważyć wdrożenie tego rozwiązania w swojej organizacji?
Terminowość odczytów zgodna z przepisami
Podstawowym wyzwaniem, z jakim mierzą się firmy zobligowane do sczytywania kart kierowców i pamięci tachografów, jest przestrzeganie przepisowej częstotliwości odczytów. Z uwagi na to, jak wielu terminów muszą na co dzień pilnować flotowcy, łatwo o przeoczenie faktu, że zbliża się data pobrania danych z konkretnej karty kierowcy lub tachografu. Niestety, takie niedopatrzenie może nieść za sobą ryzyko przykrych konsekwencji dla firmy w razie kontroli. Brak terminowego pobrania plików DDD z karty kierowcy lub tachografu wiąże się z potencjalną karą w wysokości 500 złotych (za każdego kierowcę bądź pojazd). Choć ta kwota wydaje się niewygórowana, to większa liczba naruszeń może przełożyć się po zsumowaniu na odczuwalną karę.
Dzięki zdalnemu sczytywaniu danych z kart kierowców i pamięci tachografu można zadbać o terminowość pobrań plików DDD. Odczyty przeprowadzane są automatycznie, zgodnie z przyjętym harmonogramem, co pozwala zminimalizować ryzyko, że dojdzie do przekroczenia obowiązujących terminów, a w konsekwencji – do nałożenia kar na firmę.
Wygodne pobieranie danych bez sprowadzania pojazdu do bazy przedsiębiorstwa
Kolejną korzyścią wynikającą z implementacji zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografu w firmie transportowej jest to, że pobieranie danych może odbywać się na odległość. Dzięki temu nie trzeba sprowadzać pojazdu do bazy przedsiębiorstwa, by dokonać odczytu. Eliminuje to stresujące sytuacje związane z niepewnością, czy kierowca zdąży wrócić do firmy, zanim dojdzie do przekroczenia obowiązującego terminu pobrania danych.
Co więcej, zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu jest również sposobem na to, by cały proces pobierania plików DDD stał się wygodniejszy i mniej czasochłonny. Z uwagi na automatyzację odczytów, flotowcy i kierowcy nie muszą odrywać się od swoich obowiązków, by je przeprowadzać.
Bezpieczna archiwizacja danych
Obowiązkiem firmy transportowej jest nie tylko systematyczne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografu, ale także odpowiednie archiwizowanie pobranych danych. Nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, które pozwalają na wykonywanie zdalnych odczytów, zapewniają również możliwość przechowywania danych w bezpieczny i uporządkowany sposób. Korzystający z takiego rozwiązania przewoźnicy mają pewność, że archiwizują pliki DDD zgodnie z przepisami.
Usprawnienie procesu rozliczania kierowców
Istotną korzyścią dla firmy transportowej, wynikającą z wdrożenia zdalnego odczytu kart kierowców i tachografów, jest możliwość poprawy wydajności procesu rozliczania kierowców. Po zgromadzeniu wszystkich plików DDD z danego okresu są one automatycznie przesyłane na adres e-mail osoby odpowiedzialnej za comiesięczne rozliczenia. W efekcie komplet niezbędnych danych trafia do niej zawsze na czas. Opóźnienia i potencjalne błędy są eliminowane, a proces rozliczeń może przebiegać znacznie szybciej.
Zdalne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów – sposób na terminowe i bezproblemowe pobieranie plików DDD
Systematyczne pobieranie i archiwizowanie danych z kart kierowców i pamięci tachografów to jeden z podstawowych obowiązków przewoźników. Muszą oni dbać o terminowość odczytów oraz odpowiednie przechowywanie plików DDD, by sprostać wymaganiom stawianym przez przepisy. Systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, umożliwiają zdalny odczyt kart kierowców i tachografów, który wyraźnie usprawnia cały proces. Pobieranie danych następuje w sposób automatyczny, według ustalonego harmonogramu, a firma nie musi martwić się o to, że obowiązujące terminy zostaną przekroczone. Zdalny odczyt ułatwia przy tym nie tylko zachowanie odpowiedniej częstotliwości pobrań, ale także m.in. pozwala realizować je bez fizycznej obecności pojazdu w bazie przedsiębiorstwa oraz pomaga usprawnić proces rozliczania kierowców. Jest więc rozwiązaniem bardzo korzystnym z punktu widzenia firmy transportowej.
Aby dowiedzieć się więcej na temat sczytywania danych z karty kierowcy i pamięci tachografu, warto zapoznać się z treścią artykułu: https://www.navifleet.pl/blog/sczytywanie-danych-z-karty-kierowcy-klucz-do-zgodnosci-i-efektywnosci-w-transporcie.
